A Secretaria dos Conselhos atende às demandas dos órgãos colegiados da UFSM. O Conselho Universitário (CONSU) é o Colegiado Máximo de deliberação coletiva para assuntos administrativos e de definição da política geral da UFSM. O Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão (CEPE) é o órgão superior deliberativo e consultivo da UFSM, para todos os assuntos de Ensino, Pesquisa e Extensão. O Conselho de Curadores é o órgão deliberativo responsável pela fiscalização e controle econômico-financeiro da UFSM.
As reuniões desses conselhos são gravadas e posteriormente transcritas e assinadas. A primeira mídia utilizada (até 1995) foi a fita magnética em rolo (516 fitas em poliéster e ferro). Predominam os formatos em ferro LH HiFi LP35 90min., e as fitas de poliéster em carretel 178mm. As fitas estão acondicionadas na embalagem original em papelão ou plástico que estão agrupadas em caixas arquivo de polionda azul, ordenadas cronologicamente, em estantes de aço no arquivo deslizante localizado no subsolo do prédio 47. O forte odor de vinagre, característico da deterioração provocada pela hidrólise (a fita fica deformada e ilegível) é perceptível no acervo, bem como a poeira que impregnou o material acondicionado por muito tempo em local impróprio, antes do recolhimento. Esses sinais indicam a necessidade urgente de uma ação de restauração e preservação dessa documentação, justificando a elaboração de um projeto detalhado das ações específicas a serem executadas.
Posteriormente, no período de 1995 a 2010, foram utilizadas as fitas cassete, que contém o registro em áudio, das reuniões do Conselho de Curadores, CONSU e CEPE. São cerca de 1.550 fitas acondicionadas em embalagem própria, de acrílico, armazenadas em um arquivo de aço de 6 gavetas, na Secretaria dos Conselhos.

A Universidade Federal de Santa Maria, idealizada e fundada pelo Prof. Dr. José Mariano da Rocha Filho em 14 de dezembro de 1960 e instalada solenemente em 18 de março de 1961, foi a primeira universidade instalada fora do eixo das capitais do estado no Brasil com a denominação de Universidade de Santa Maria.
A UFSM é uma Instituição Federal de Ensino Superior constituída como Autarquia Especial vinculada ao Ministério da Educação. 
A UFSM, por meio do Programa de Ingresso ao Ensino Superior - PEIES, desenvolve acompanhamento intensivo a 925 escolas participantes do ensino médio, trinta CRE's e os estados: Rio Grande do Sul, Santa Catarina, Paraná, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Rondônia e São Paulo.
A UFSM possui, hoje, em pleno desenvolvimento, cursos, programas e projetos nas mais diversas áreas do conhecimento humano. A Instituição mantém 66 cursos de Graduação Presenciais, 10 cursos de Educação a Distância e 72 cursos de Pós-Graduação Permanente.